Capítulo V
Funciones con respecto a cada procedimiento

Regla 23
Los Registros

(1) El Secretario General mantendrá, de acuerdo con las reglas que promulgará, Registros separados de las solicitudes de conciliación y de las solicitudes de arbitraje. En ellos anotará toda la información significativa sobre la iniciación, conducción, y disposición de cada procedimiento, incluyendo en particular el método de constitución y la integración de cada Comisión, Tribunal y Comité. En el Registro de Arbitrajes se anotará también toda la información significativa concerniente a las solicitudes de suplementación, rectificación, aclaración, modificación o anulación de cada laudo, y cualquier otra resolución que suspenda su ejecución.

(2) Cualquier persona podrá inspeccionar los Registros. El Secretario General promulgará reglas sobre el acceso a los Registros y un arancel de los derechos que cobrará por el suministro de extractos certificados o no, del mismo.

Regla 24
Medios de comunicación

(1) Toda comunicación escrita entre las partes, la Comisión, el Tribunal o Comité y el Presidente del Consejo Administrativo, durante la tramitación de cualquier procedimiento, deberá hacerse por conducto del Secretario General, excepto que:

(a) las partes podrán comunicarse directamente entre sí, salvo que la comunicación sea una de las requeridas por el Convenio, o por las Reglas de Iniciación, Conciliación o Arbitraje (llamadas en adelante las "Reglas");

(b) los miembros de toda Comisión, Tribunal o Comité se comunicarán directamente entre sí.

(2) Los documentos se presentarán en el procedimiento mediante su transmisión al Secretario General, quien retendrá el original en los archivos del Centro y hará los arreglos necesarios para distribuir apropiadamente las copias. Si el escrito o documento no satisface los requisitos que le sean aplicables, el Secretario General:

(a) informará a la parte que lo haya presentado de la deficiencia y de cualquier medida consiguiente que el Secretario General tome;

(b) podrá, si la deficiencia es sólo de forma, aceptarla sujeto a la condición de que ésta sea corregida;

(c) podrá, si la deficiencia consiste sólo en una insuficiencia en la cantidad de copias o en la falta de las traducciones necesarias, proporcionar las copias o traducciones necesarias a costas de la parte pertinente.

Regla 25
Secretario

El Secretario General nombrará un Secretario para cada Comisión, Tribunal y Comité. El Secretario podrá ser escogido de entre el Secretariado del Centro y en todo caso, mientras actúe en calidad de tal, será considerado como miembro de su personal. Tendrá las siguientes funciones:

(a) representar al Secretario General y desempeñar todas las funciones que este Reglamento o las Reglas asignan al Secretario General respecto de cada procedimiento, o que el Convenio le asigna al Secretario General, y que éste haya delegado en el Secretario;

(b) servir de conducto para que las partes puedan solicitar servicios particulares del Centro;

(c) levantar actas resumidas de las audiencias, a menos que las partes acuerden conjuntamente con la Comisión, Tribunal o Comité otra manera de levantar actas de las audiencias; y

(d) desempeñar otras funciones respecto de los procedimientos cuando así lo solicitare el Presidente de la Comisión, Tribunal o Comité, o de acuerdo con las instrucciones que le imparta el Secretario General.

Regla 26
Lugar de las tramitaciones

(1) El Secretario General hará los arreglos necesarios para que los procedimientos de conciliación y arbitraje se tramiten en la sede del Centro o, a solicitud de las partes y de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 63 del Convenio, hará y supervisará los arreglos correspondientes cuando el procedimiento deba tramitarse en otro lugar.

(2) El Secretario General, a pedido de una Comisión o Tribunal, le prestará su asistencia cuando haya de visitarse un lugar relacionado con una diferencia o en el que deban conducirse indagaciones.

Regla 27
Otra asistencia

(1) El Secretario General suministrará todos los demás tipos de asistencia que le sean solicitados en relación con cualquier reunión de las Comisiones, Tribunales y Comités, y, en particular, la traducción e interpretación de un idioma oficial del Centro a otro.

(2) El Secretario General podrá también suministrar, mediante el uso del personal y equipo del Centro o de personas empleadas y equipo obtenido por corto plazo, otros servicios que se requieran para la tramitación de los procedimientos, tales como la reproducción y traducción de documentos o la interpretación respecto de un idioma que no sea un idioma oficial del Centro.

Regla 28
Funciones del depositario

(1) El Secretario General depositará el texto original de los siguientes documentos en los archivos del Centro y hará los arreglos pertinentes para su conservación permanente:

(a) la solicitud y todos los escritos y documentos presentados o preparados en relación con cualquier procedimiento, incluyendo las actas de cada audiencia;

(b) todo informe de una Comisión y todo laudo o decisión de un Tribunal o Comité.

(2) De conformidad con lo dispuesto en las Reglas y con lo convenido por las partes en cada procedimiento, y contra el pago de los derechos correspondientes de acuerdo al arancel que promulgará el Secretario General, éste proporcionará a las partes copias autenticadas de los informes y laudos (reflejando en ella toda decisión suplementaria, rectificación, aclaración, revisión, o anulación debidamente hecha, y toda suspensión de su ejecución mientras esté en vigencia), así como de otros escritos, documentos y actas.