Chapitre V
Fonctions dans le cadre d'instances particulières
Article 23
Les rôles des instances
(1) Le Secrétaire général tient, conformément
aux règles qu'il établit, des Rôles des instances
distincts pour les requêtes de conciliation et les requêtes
d'arbitrage. Dans ces Rôles figurent tous renseignements utiles
concernant l'introduction, la conduite et l'issue de chaque
instance, y compris en particulier la méthode de constitution de
chaque Commission, Tribunal et Comité, et sa composition. Dans
le Rôle des instances d'arbitrage figurent également,
en ce qui concerne chaque sentence, tous les renseignements utiles relatifs
aux demandes de décisions supplémentaires, rectification,
interprétation, révision ou annulation de la sentence, et
à toute suspension d'exécution.
(2) Les Rôles des instances peuvent être examinés
par toute personne. Le Secrétaire général établit
des règles concernant l'accès aux Rôles des instances
et un barème des redevances à payer pour obtenir des extraits
des Rôles certifiés ou non certifiés conformes.
Article 24
Moyens de communication
(1) Pendant le déroulement d'une instance le Secrétaire
général est l'intermédiaire officiel pour les
communications écrites entre les parties, la Commission, le Tribunal
ou le Comité, et le Président du Conseil administratif,
sauf dans les cas suivants :
(a) les parties peuvent communiquer directement entre elles, sauf s'il
s'agit d'une communication requise par la Convention ou les
Règlements d'introduction des instances, de conciliation
ou d'arbitrage (ci-après dénommés les «
Règlements de procédure ») ;
(b) les membres d'une Commission, d'un Tribunal ou d'un
Comité communiquent directement entre eux.
(2) La production au cours de l'instance d'actes officiels
et de documents se fait par leur transmission au Secrétaire général
qui en conserve l'original dans les archives du Centre et prend toutes
dispositions utiles pour la diffusion appropriée des copies. Si
l'acte officiel ou le document ne remplit pas les conditions requises,
le Secrétaire général :
(a) fait part à la partie qui le soumet des insuffisances de
ce document, ainsi que de toute mesure que le Secrétaire général
prend en conséquence ;
(b) peut, si ces insuffisances sont seulement de forme, accepter l'acte
ou le document sous réserve de corrections ultérieures
;
(c) peut, si l'insuffisance consiste seulement dans le manque
du nombre de copies ou des traductions requises, faire les copies ou
traductions nécessaires, les frais étant à la charge
de la partie intéressée.
Article 25
Le secrétaire
Le Secrétaire général désigne pour chaque
Commission, Tribunal et Comité un secrétaire qui peut appartenir
au Secrétariat du Centre et sera considéré en tout
cas, dans l'exercice de cette fonction, comme un membre du personnel
du Centre. Ce secrétaire :
(a) représente le Secrétaire général et
peut exercer toutes fonctions qui sont confiées au Secrétaire
général par le présent Règlement ou par
les Règlements de procédure, en ce qui concerne des instances
déterminées, ou qui sont confiées au Secrétaire
général par la Convention, et déléguées
par lui au secrétaire ;
(b) est l'intermédiaire auquel s'adressent les parties
pour obtenir du Centre des services particuliers ;
(c) établit des procès-verbaux sommaires des audiences,
sauf accord entre les parties et la Commission, le Tribunal ou le Comité
sur une autre manière de prendre acte des audiences ; et
(d) exerce toutes autres fonctions relatives à l'instance
à la demande du Président de la Commission, du Tribunal
ou du Comité, ou sur les instructions du Secrétaire général.
Article 26
Lieu de l'instance
(1) Le Secrétaire général prend toutes dispositions
utiles pour l'organisation des instances de conciliation et d'arbitrage
tenues au siège du Centre et, à la demande des parties et
conformément à l'article 63 de la Convention, prend
ou supervise les dispositions nécessaires à l'organisation
de la procédure si elle se déroule en un autre lieu.
(2) Le Secrétaire général, à la demande d'une
Commission ou d'un Tribunal, l'assiste dans les transports sur
les lieux et les enquêtes auxquelles la Commission ou le Tribunal
procède sur place.
Article 27
Autres services
(1) Le Secrétaire général fournit tous autres services
qui peuvent être requis à l'occasion de toutes réunions
de Commissions, Tribunaux et Comités, en particulier en ce qui
concerne l'établissement de traductions et l'interprétation
d'une langue officielle du Centre en une autre langue officielle.
(2) Le Secrétaire général peut également
fournir tous autres services requis pour la conduite d'une instance,
tels que la reproduction et la traduction de documents, ou l'interprétation
à partir ou vers une langue autre qu'une langue officielle
du Centre, en faisant appel au personnel et au matériel du Centre
ou à du personnel et du matériel employés à
titre temporaire.
Article 28
Conservation des documents
(1) Le Secrétaire général dépose dans les
archives du Centre, et prend toutes dispositions utiles pour qu'il
y soit conservé en permanence, l'original :
(a) de la requête et de tous actes officiels et documents déposés
ou préparés à l'occasion d'une instance,
ainsi que du procès-verbal de toutes audiences ;
(b) des procès-verbaux des Commissions ou des sentences ou décisions
des Tribunaux ou Comités.
(2) Sous réserve des dispositions des Règlements de procédure
et de l'accord des parties à une instance particulière,
et sous réserve du paiement des redevances correspondantes conformément
à un barème qui sera établi par le Secrétaire
général, celui-ci met à la disposition des parties
des copies certifiées conformes des procès-verbaux et sentences
(en y faisant figurer toute décision supplémentaire, rectification,
interprétation, révision ou annulation dûment décidée
et toute suspension d'exécution en cours de validité),
ainsi que de tous autres actes officiels, documents et procès-verbaux.