Chapitre V
Fonctions dans le cadre d'instances particulières

Article 23
Les rôles des instances

(1) Le Secrétaire général tient, conformément aux règles qu'il établit, des Rôles des instances distincts pour les requêtes de conciliation et les requêtes d'arbitrage. Dans ces Rôles figurent tous renseignements utiles concernant l'introduction, la conduite et l'issue de chaque instance, y compris en particulier la méthode de constitution de chaque Commission, Tribunal et Comité, et sa composition. Dans le Rôle des instances d'arbitrage figurent également, en ce qui concerne chaque sentence, tous les renseignements utiles relatifs aux demandes de décisions supplémentaires, rectification, interprétation, révision ou annulation de la sentence, et à toute suspension d'exécution.

(2) Les Rôles des instances peuvent être examinés par toute personne. Le Secrétaire général établit des règles concernant l'accès aux Rôles des instances et un barème des redevances à payer pour obtenir des extraits des Rôles certifiés ou non certifiés conformes.

Article 24
Moyens de communication

(1) Pendant le déroulement d'une instance le Secrétaire général est l'intermédiaire officiel pour les communications écrites entre les parties, la Commission, le Tribunal ou le Comité, et le Président du Conseil administratif, sauf dans les cas suivants :

(a) les parties peuvent communiquer directement entre elles, sauf s'il s'agit d'une communication requise par la Convention ou les Règlements d'introduction des instances, de conciliation ou d'arbitrage (ci-après dénommés les « Règlements de procédure ») ;

(b) les membres d'une Commission, d'un Tribunal ou d'un Comité communiquent directement entre eux.

(2) La production au cours de l'instance d'actes officiels et de documents se fait par leur transmission au Secrétaire général qui en conserve l'original dans les archives du Centre et prend toutes dispositions utiles pour la diffusion appropriée des copies. Si l'acte officiel ou le document ne remplit pas les conditions requises, le Secrétaire général :

(a) fait part à la partie qui le soumet des insuffisances de ce document, ainsi que de toute mesure que le Secrétaire général prend en conséquence ;

(b) peut, si ces insuffisances sont seulement de forme, accepter l'acte ou le document sous réserve de corrections ultérieures ;

(c) peut, si l'insuffisance consiste seulement dans le manque du nombre de copies ou des traductions requises, faire les copies ou traductions nécessaires, les frais étant à la charge de la partie intéressée.

Article 25
Le secrétaire

Le Secrétaire général désigne pour chaque Commission, Tribunal et Comité un secrétaire qui peut appartenir au Secrétariat du Centre et sera considéré en tout cas, dans l'exercice de cette fonction, comme un membre du personnel du Centre. Ce secrétaire :

(a) représente le Secrétaire général et peut exercer toutes fonctions qui sont confiées au Secrétaire général par le présent Règlement ou par les Règlements de procédure, en ce qui concerne des instances déterminées, ou qui sont confiées au Secrétaire général par la Convention, et déléguées par lui au secrétaire ;

(b) est l'intermédiaire auquel s'adressent les parties pour obtenir du Centre des services particuliers ;

(c) établit des procès-verbaux sommaires des audiences, sauf accord entre les parties et la Commission, le Tribunal ou le Comité sur une autre manière de prendre acte des audiences ; et

(d) exerce toutes autres fonctions relatives à l'instance à la demande du Président de la Commission, du Tribunal ou du Comité, ou sur les instructions du Secrétaire général.

Article 26
Lieu de l'instance

(1) Le Secrétaire général prend toutes dispositions utiles pour l'organisation des instances de conciliation et d'arbitrage tenues au siège du Centre et, à la demande des parties et conformément à l'article 63 de la Convention, prend ou supervise les dispositions nécessaires à l'organisation de la procédure si elle se déroule en un autre lieu.

(2) Le Secrétaire général, à la demande d'une Commission ou d'un Tribunal, l'assiste dans les transports sur les lieux et les enquêtes auxquelles la Commission ou le Tribunal procède sur place.

Article 27
Autres services

(1) Le Secrétaire général fournit tous autres services qui peuvent être requis à l'occasion de toutes réunions de Commissions, Tribunaux et Comités, en particulier en ce qui concerne l'établissement de traductions et l'interprétation d'une langue officielle du Centre en une autre langue officielle.

(2) Le Secrétaire général peut également fournir tous autres services requis pour la conduite d'une instance, tels que la reproduction et la traduction de documents, ou l'interprétation à partir ou vers une langue autre qu'une langue officielle du Centre, en faisant appel au personnel et au matériel du Centre ou à du personnel et du matériel employés à titre temporaire.

Article 28
Conservation des documents

(1) Le Secrétaire général dépose dans les archives du Centre, et prend toutes dispositions utiles pour qu'il y soit conservé en permanence, l'original :

(a) de la requête et de tous actes officiels et documents déposés ou préparés à l'occasion d'une instance, ainsi que du procès-verbal de toutes audiences ;

(b) des procès-verbaux des Commissions ou des sentences ou décisions des Tribunaux ou Comités.

(2) Sous réserve des dispositions des Règlements de procédure et de l'accord des parties à une instance particulière, et sous réserve du paiement des redevances correspondantes conformément à un barème qui sera établi par le Secrétaire général, celui-ci met à la disposition des parties des copies certifiées conformes des procès-verbaux et sentences (en y faisant figurer toute décision supplémentaire, rectification, interprétation, révision ou annulation dûment décidée et toute suspension d'exécution en cours de validité), ainsi que de tous autres actes officiels, documents et procès-verbaux.

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